¿Cómo los flujos de trabajo digitales pueden beneficiar a tu área de recursos humanos?
Durante la pandemia de COVID-19, Recursos Humanos (RR.HH.) tuvo que reenfocar sus actividades en las necesidades de una fuerza laboral remota. Si bien muchos empleados continúan trabajando desde casa, la reapertura segura del lugar de trabajo también es un elemento importante en la agenda de RR.HH. A medida que las organizaciones responden a las cambiantes condiciones económicas y sociales, los flujos de trabajo digitales permiten concentrarse en ayudar a los empleados a afrontar los nuevos desafíos.
Las funciones administrativas de RR.HH. requieren mucho tiempo y trabajo cuando dependen de tecnología inconexa como hojas de cálculo de Excel, unidades compartidas y software sin poder compartir datos. Con la automatización, el equipo de RR.HH. pueden concentrarse en cuestiones estratégicas como el compromiso de los empleados, preservar la cultura de la empresa mediante la programación de eventos y capacitación, y ofrecer una respuesta rápida a los retos en el lugar de trabajo a medida que surgen.
Áreas clave donde la automatización de RH tiene impacto:
Al servicio de los empleados en la era digital: Los flujos de trabajo digitales protegen los archivos de los empleados en un almacenamiento cifrado. Con la automatización, los empleados que trabajan desde casa tienen fácil acceso a información sobre cuentas de gastos flexibles de atención médica y cuidado infantil, programas de asistencia para empleados y solicitudes de tiempo libre.
Elequipo de recursos humanos no solo puede ver los documentos y el estado del flujo de trabajo desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo, sino que los empleados pueden acceder de forma segura a sus registros individuales. El autoservicio de los empleados y el tiempo de respuesta rápido a las solicitudes de información ahorran tiempo y esfuerzo para todos.
Políticas y procedimientos de administración: Cuando RR.HH. impulsa nuevas políticas y procedimientos, el software de gestión de documentos facilita la distribución y proporciona un camino que confirma la recepción. Los formularios electrónicos hacen que obtener la aprobación de los empleados sea más rápido, más fácil y rentable.
Reclutamiento: ahora que la mayor parte del reclutamiento se lleva a cabo en línea, es aún más valioso procesar los currículums enviados por correo electrónico automáticamente, revisarlos y enviar los correspondientes al gerente de contratación. La distribución electrónica interna del currículum garantiza que todos los que entrevistarán a un solicitante de empleo tengan acceso a la información.
En términos de eficiencia del flujo de trabajo de RR.HH., configurar las aprobaciones de contratación de forma electrónica hace que el proceso sea coherente, al tiempo que se crea un camino para rastrear todas las actividades de contratación.
Incorpoación de empleados: Los primeros 90 días que un nuevo empleado pasa en una organización a menudo determinan la rapidez con la que el empleado se convierte en un miembro comprometido de la fuerza laboral.
La automatización de la incorporación garantiza que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y bien equipados para que sus primeros días en el trabajo sean productivos y sin estrés. Para asegurarse de que todas las bases estén cubiertas, se puede crear una lista de verificación de incorporación de las tareas requeridas, incluido el reconocimiento del empleo, los acuerdos de confidencialidad, los manuales del empleado y los planes de capacitación inicial.
Puedes administrar fácilmente el aprovisionamiento de nuevas contrataciones para proporcionar a los empleados todos los elementos necesarios para comenzar, incluso si los elementos se entregan en sus hogares en lugar de en su oficina.
Gestión del rendimiento: Con la automatización, puedes personalizar las plantillas de evaluación del rendimiento y establecer fechas para las revisiones automatizadas, mientras capturas y almacenas toda la información. Las revisiones de contratación, las aprobaciones salariales, los aumentos anuales y los aumentos basados en el desempeño se simplifican en flujos de trabajo eficientes que benefician a la empresa y a los empleados. Por otro lado, tendrás un rastro claro y consistente de documentación que detalla el historial de trabajo de un empleado si estás lidiando con problemas de desempeño.
En conclusión, en el desafiante entorno actual, las empresas ya no pueden permitirse el lujo de ralentizar los procesos. Esto es particularmente importante en los departamentos de recursos humanos. La digitalización de los procesos a través de soluciones como Docuware relacionados con los currículums, las solicitudes, los formularios de incorporación, los informes de nómina y los formularios de impuestos, y las revisiones de desempeño, ahorra tiempo y aporta agilidad.