5 TIPS PARA REDUCIR LOS COSTOS OPERATIVOS CON LA GESTIÓN DOCUMENTAL
En esta era altamente digital, puede parecer sorprendente que muchas empresas sigan dependiendo en gran medida de la documentación física en sus actividades comerciales diarias. Investigaciones recientes han revelado que hasta el 95% de la información comercial se registra en papel. Eso plantea grandes desafíos.
La gestión documental digital y los flujos de trabajo automatizados reducen los costos a corto plazo debido a que las tecnologías y métodos modernos aportan procesos que eliminan o simplifican tareas de rutina que suelen provocar perdida de tiempo.
Por esto, para lograr mayor eficiencia, te compartimos 5 consejos para ahorrar costos y lograr que tu gente se enfoque en crear ideas y estrategia:
Traspasa el papel físico a la gestión documental digital
Reduce el espacio de almacenamiento físico para ahorrar los costos de compra de armarios de archivadores o estanterías. ¿Te imaginas poder sacar provecho a este espacio para ampliar la oficina?
Almacena tus archivos en la nube o carpeta compartida y mejora la administración de la impresión
Una vez suprimido o digitalizado el papel, ya no hay necesidad de confeccionar varias copias de un documento para entregarlo a diferentes departamentos o para archivarlo en distintas ubicaciones. La copia digital o electrónica existente del mismo se almacena en el archivo central de la empresa y pueden acceder a él todos los empleados autorizados. Del mismo modo, tampoco es necesario realizar copias en papel ni archivar en la empresa documentos que han sido enviados a los clientes o proveedores. Esto ahorra tiempo y gastos de impresión, incrementando la eficiencia en tu equipo.
Reduce tiempo en tareas manuales repetitivas
La gestión documental digital mejora la productividad de forma sustancial, puesto que los empleados pueden dedicar menos tiempo al archivado de los documentos y a la búsqueda de información. En lugar de emplear minutos o incluso horas en estas tareas, con soluciones como DocuWare, tu equipo puede invertir más tiempo en crear estrategias y concentrarse en lo que es realmente importante paratu negocio.
Aumenta la eficiencia con procesos automatizados
Los flujos de trabajo digitales que ofrecen las soluciones como DocuWare aligeran y aceleran muchos procesos empresariales, sobre todo en las áreas de contabilidad, ventas, servicio al cliente y recursos humanos. Dependiendo del departamento respectivo, estos flujos de trabajo pueden, por ejemplo, acelerar la entrada de pagos, reducir los costes de adquisición, incrementar la satisfacción de los clientes y mejorar la fidelidad de los empleados.
Asegura tu información y prepárate
La gestión documental digital incorpora copias de seguridad de forma sencilla y económica. Los documentos electrónicos se pueden guardar automáticamente en copias de seguridad que pueden almacenarse también en otras ubicaciones. Esto contribuye de forma decisiva a preservar la continuidad de la actividad empresarial, incluso en caso de catástrofes naturales o brechas profundas de seguridad. Con ello se elimina tanto la inversión en salas de archivo a prueba de catástrofes como el tiempo de espera a los documentos que deben ser recuperados de dicho archivo.
En conclusión, las soluciones de gestión documental digital y flujos de trabajo automatizados te ayudan a ahorrar costos operativos fundamentales para aumentar la competitividad de tu negocio en la nueva normalidad. Como ventaja añadida, la gestión documental digital también puede contribuir a la apertura de nuevas áreas de negocio y a la aceleración del crecimiento de la compañía. Por lo tanto, impacta en todos los aspectos de la organización y puede ayudarte a tomar decisiones informadas para impulsar la rentabilidad y la eficiencia, a su vez, hacer que el lugar de trabajo sea adecuado para los nuevos estilos de trabajo y productividad. Sigue estos tips y eleva la productividad de tu negocio al siguiente nivel.