¿Cómo debe ser la nueva oficina digital post pandemia?
Por: Hernán Quirós S, Gerente General Ricoh Costa Rica
Antes del 2020, el trabajo remoto era la realidad de unos pocos y un deseo de la mayoría. Un estudio de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) mostraba que el porcentaje de la fuerza laboral en América Latina que usaba modelos remotos en 2019 era menor al 3%. Un año después, debido a la pandemia, esa cifra subió a un 30%. Nadie pudo haber anticipado un cambio tan drástico y repentino.
Con el paso del tiempo, los modelos 100% remotos se han reducido para dar paso a un esquema híbrido que combina lo mejor de dos mundos: la comodidad de trabajar desde el hogar y la efectividad de ir a la oficina. El trabajo híbrido hoy es la realidad de muchas empresas en América Latina.
Un estudio de Page Group reveló que un 40% de las empresas en Latinoamérica trabajan bajo esquemas híbridos, influenciados por el incentivo de interacción entre equipos y la productividad.
Sin embargo, a pesar de sus bondades, el modelo de trabajo híbrido aún representa retos importantes para las organizaciones, sobre todo en aspectos relacionados con la productividad y la interacción entre los profesionales que están en remoto y los que están en la oficina.
Por un lado, la medición de la productividad en los equipos remotos tiende a generar roces y estrés, pues las empresas no cuentan con mecanismos efectivos todavía. Por el otro, incentivar la participación y colaboración en una reunión es aún más difícil si tenemos barreras geográficas de por medio.
Y es que parte de ese desafío se da porque las organizaciones siguen viendo la oficina desde la perspectiva convencional. Debemos entender que la oficina actual ya no está limitada a cuatro paredes, sino que es digital y, por lo tanto, sus puestos de trabajo deben serlo también. Esto implica desplegar herramientas tecnológicas que permitan hacer el trabajo y la colaboración entre los equipos más fluidos e inteligentes, sin importar donde estén ubicados.
¿Cuáles son las cinco características más relevantes de la oficina actual (post-pandemia)?
1- Mayor digitalización de los documentos: Para ganar la agilidad que aporta la transformación digital, las empresas deben focalizarse en implementar soluciones que les ayuden a digitalizar sus documentos y flujos de trabajo, y que ayudan a la toma de decisiones empresariales más eficaces, así como mayor productividad por parte de los equipos, ya que pueden colaborar y trabajar con documentos actualizados en la nube.
2- Información sincronizada y acceso seguro: Considerando que las personas van a alternar sus jornadas entre sus hogares y la oficina, necesitan que su información esté sincronizada y actualizada siempre, y que su acceso sea seguro.
3- Herramientas de colaboración interactivas: En el modelo de trabajo híbrido, las reuniones implican que parte del equipo esté presencial y la otra parte remota. Las herramientas digitales son clave para que los espacios de reuniones sean dinámicos para ambos. La oficina actual debe contar con sistemas de videoconferencia y herramientas de interacción y colaboración que permitan acercar la experiencia virtual a la experiencia presencial.
4- Espacio de trabajo abierto y dinámico: En el mundo post pandemia, la adaptabilidad es una habilidad clave. Es importante que el nuevo entorno de trabajo sea abierto y dinámico y aproveche las herramientas digitales para favorecer una colaboración espontánea entre las personas.
5- Automatización: Coordinar reuniones en ambientes híbridos es una tarea compleja, pero resulta más fácil si se usan softwares que se encarguen de programar las reuniones, reservar las salas (internas o externas), enviar invitaciones, dar seguimiento y reservar herramientas interactivas.
En Plus Ultra | Ricoh ayudamos a las organizaciones a desarrollar un ecosistema digital que empodere a sus colaboradores y les permita ser más productivos en el nuevo modelo de trabajo híbrido.
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