Gestión Documental para maximizar tu activo más importante: la información
Un reciente estudio de EY señala que el 44% de las empresas latinoamericanas definieron la transformación digital como un punto prioritario en su agenda, lo cual evidencia la necesidad que ha surgido en el mundo corporativo por digitalizar los negocios y espacios laborales.
Es así como a través de la tecnología, las compañías están buscando potenciar la agilidad y productividad de sus procesos internos y externos; aspecto que ha conducido a que algunas inicien su ruta de cambio abogando por la transformación digital de sus negocios. Desde 2019, ya se proyectaba que, para este 2022, el 50% del PIB de la región latinoamericana estaría digitalizado. En este sentido, los documentos generados por una organización se han convertido en su activo más importante, debido a que ahí se sustenta la mayor parte de su marco de acción empresarial en términos administrativos y operativos.
Por esto, la adopción de soluciones inteligentes en gestión de documentos, automatización de procesos y flujos de trabajo se ha vuelto clave para las organizaciones, en su misión de aumentar la eficiencia de las tareas diarias.
En otras palabras, se debe impulsar un modelo basado en oficinas más organizadas que logren conectar a las personas con la información de manera rápida y cómoda, lo cual, a su vez, potencie el intercambio, la comunicación y la creatividad entre todos los colaboradores. Justo en este punto se introduce la necesidad de implementar una solución de gestión documental para administrar, digitalizar y controlar de manera efectiva y sistemática todos los documentos en una organización, puesto que, en caso contrario, gran parte de la información se aloja en archivos físicos y electrónicos de difícil acceso que terminan por afectar las dinámicas laborales.
Información centralizada para la productividad
Una encuesta global realizada por IDC muestra que las complicaciones relacionadas con la gestión de documentos representan un 21% de la pérdida de productividad en las empresas. Por tanto, se debe pensar en alternativas estratégicas que permitan contar con un repositorio central donde se guarden de manera estructurada todos los documentos.
Aunado a esto, si la herramienta cuenta con posibilidades de acceso a los datos en tiempo real para los colaboradores autorizados, ya sea que se encuentren trabajando de manera física o remota, y sin importar el dispositivo que utilicen, el tiempo dedicado a tareas manuales podrá reducirse, de modo que el talento humano realmente se focalice en labores que ayuden a maximizar el rendimiento y calidad de los servicios de la organización.
En este sentido, albergar toda la documentación de una empresa capturada desde diferentes dispositivos en una sola plataforma, permitirá mantener la información centralizada. Esto ayuda a que las organizaciones puedan ahorrar en tiempo por la posibilidad de una búsqueda ágil mediante filtrado de palabras clave y por el manejo de documentos compartidos entre trabajadores para su lectura, edición o revisión; así como en recursos económicos por no tener que incurrir en gastos de alquileres de espacio para disponer de archiveros.
Sin duda, este es el momento apropiado para encaminar a las empresas de América Latina hacia un autoanálisis de su situación actual para comenzar a idear un plan de acción orientado a emprender un viaje rumbo a una digitalización real a través de la incorporación de soluciones eficientes y fáciles de implementar que permitan proteger y resguardar la documentación de la organización y agilizar procedimientos.